Malgré l'absence de durée minimale ou maximale fixée par la législation dans le social et le médico-social, il est toutefois "recommandé que les données collectées et traitées pour les besoins de l’accompagnement social et médico-social des mineurs et jeunes majeurs ne soient pas conservées dans la base active au-delà de deux ans à compter du dernier contact émanant de la personne ayant fait l’objet de cet accompagnement (p. ex. : dernier courriel ou courrier envoyé par la personne concernée/son représentant légal), sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires ou cas particulier." (paragraphe 46 du référentiel de la Cnil relatif aux données à caractère personnel en protection de l’enfance de janvier 2022).
Mais cela ne signifie pas qu’il faille supprimer les données au-delà de ces délais. Il est important de garantir le droit des personnes d’accéder aux informations qui les concernent, de connaître leur histoire. Elles peuvent aussi vous être utile pour justifier vos activités. De plus, la destruction des dossiers et données peut avoir des conséquences juridiques.
En tout état de cause, il est nécessaire, pour chaque établissement de définir les modalités de constitution, gestion, conservation et archivage du dossier de la personne accueillie ou accompagnée, car ces éléments seront ensuite analysés dans le cadre de l’évaluation de l’établissement.
Concernant l’archivage :
Le RGPD implique :
Enfin, le code du patrimoine français exige que les ESSMS traitent les documents en tant qu’archives publiques (article L211-4). Nous vous conseilleonsalors de prendre l’attache des professionnels des archives départementales qui pourront certainement vous apporter leur aide sur ces questions d’archivage, notamment concernant les dossiers papiers.